Pocas cosas evocan un sentimiento de mucho terror como la anticipación de una larga presentación de PowerPoint. Los profesionales gastan un promedio del 40 por ciento de su jornada laboral en reuniones, muchas de las cuales incluyen a un presentador que se dedica a leer dolorosamente desde un mazo de diapositivas. El 71 por ciento de las personas informa que este tipo de reuniones a las que asisten son una pérdida de tiempo. Por ello los invitados a la junta están tan acostumbrados a esta rutina monótona que vienen armados con un arsenal de distracciones más interesantes, muy probablemente en sus teléfonos inteligentes, como mensajes de texto, juegos, redes sociales y correos electrónicos.
Las presentaciones no se tratan solo de compartir datos, estadísticas y hechos. Deben ser apasionadas, entretenidas y una fuente de relaciones interpersonales. Deben influir en la audiencia para que actúes según lo que tienes que decir. Organizar una presentación atractiva para el público requiere técnicas clave, disciplina y práctica. A pesar de lo desafiante que puede ser, la recompensa es mucho mayor cuando el público se aleja recordando, actuando y comentando sobre lo que compartiste.
Aquí hay tres técnicas para dar una presentación intrigante:
1. Cautiva a tu audiencia desde el comienzo
El momento en que empiezas a hablar determina el compromiso de tu audiencia. Los asistentes tienen poca capacidad de atención y se distraerán rápidamente si no están cautivados desde el inicio. El truco para una presentación cautivadora ocurre en la configuración y se encuentra en estos tres pasos:
- Omite la introducción y el propósito. Todos ya saben por qué están en la reunión. No hay necesidad de presentarte o dar la razón por la que estás allí. No es el primer día de escuela. Todos sabemos con quién trabajamos y por qué estamos en ese lugar.
- Abre con una historia. Que sea breve; menos de un minuto Asegúrate de que la narración se relacione directamente con el tema de la reunión y que tenga un comienzo, un clímax y un fuerte punto final. Compartir una historia es una excelente manera de involucrar inmediatamente a tu audiencia, ayudándoles a relacionarse con el tema de una manera personal.
- Muéstrate relajado a tu audiencia. No solo les digas lo que aprenderán; insinúa cómo sus vidas van a ser mejores después de escuchar lo que tienes que decir. Hazles saber que se compartirá algo impactante, lo que los alienta a mantenerse al tanto de lo que está por venir.
2. Deja de hablar con tus diapositivas
Los presentadores pierden rápidamente la atención de la audiencia si no logran reconocer cuándo es el momento de dejar de hablar. Las presentaciones exitosas usan una variedad de medios para expresar su punto, como diapositivas, accesorios y participación del público. Si vas a utilizar materiales de apoyo, aprende a darles el uso correcto.
La gente no puede leer una diapositiva y escucharte al mismo tiempo. Cuando uses un mazo de diapositivas, hazlo de una manera simple. Utiliza breves viñetas e imágenes que cuenten una historia, pero evita convertirla en una novela. Trata de no usar más de tres viñetas o una imagen a la vez. Cuando reenvíes a una nueva diapositiva, no hables. Cállate y permite que el público lea los datos sin interrupción. Si avanzas a una nueva diapositiva mientras hablas, se desconectarán para asimilar lo que ven. La ciencia ha demostrado que el cerebro es incapaz de escuchar y leer conscientemente y de manera simultánea, así que déjalos hacer una cosa a la vez. Permanece en silencio el tiempo suficiente para que puedan leer y comprender la diapositiva. Luego apaga la pantalla antes de comenzar a hablar. Esto te permite volver a conectarte sin competir por su atención, lo que se logra fácilmente con los controles de deslizamiento de la mano y las teclas de acceso directo.
No dejes que los accesorios se roben el espectáculo. Incluso si intentas capacitar a tu audiencia sobre el uso de un aparato de manejo complicado, un proceso, sistema o dispositivo, debes equilibrar la interacción con tu presentación. Permite que los asistentes interactúen y procesen lo que ellos ven que haces sin distraerse con tus charlas. Debes saber cuándo callar y dejar que asimilen lo visual.
Conoce tu tiempo. Las preguntas y respuestas tienen su lugar, y depende de ti decidir cuándo se adaptan mejor dentro de tu evento. Determina con anticipación si permitirás preguntas durante la presentación o si deseas guardar esa sección para el final. Si fomentas las preguntas abiertas, invita a la audiencia a hacerlo durante las transiciones de temas. Si preguntan, no los interrumpas. Permíteles terminar sus inquietudes antes de lanzar tu respuesta. Conéctate con sus ojos y escucha atentamente. Su pregunta también puede alentar a otros a participar.
3. Crea un final memorable
El resumen no es un recuento de lo que se dijo, sino que es fundamental para la comprensión absoluta del tema. Muchos presentadores toman este tiempo para concluir su mensaje al recapitular lo que han dicho, lo cual invita a los oyentes a verificar. Si vas a involucrar a tu audiencia desde el principio hasta el final, la historia debe ser fuerte y decidida.
Haz un buen remate. Una broma carecería de propósito sin la frase final: el punto fuerte que resume el propósito de la misma. Cuando te burlas de una audiencia al comienzo de la presentación, la conclusión debe ser la respuesta, la frase final para la provocación. Este es un buen momento para compartir un punto de datos impactante que beneficia a tu audiencia, dándoles un momento «a-ha» que no olvidarán.
Termina con una historia. Considera incluir historias para sujetar tu mensaje. Si abres una narración, no dudes en cerrarla también. Esta historia no es para presentar el problema, sino que debe resaltar cómo el oyente se beneficiará al actuar sobre lo que compartiste.
Cuando implementes estas ideas, influirás en tus oyentes para que actúen sobre lo que dijiste y sobre lo que aprendieron. Se irán creyendo que su tiempo fue bien empleado. Los oyentes recordarán lo que tú dijiste, actuarán y esperarán tus futuras presentaciones.
Vía | Entrepreneur
