Políticas de una empresa: Qué son, tipos y ejemplos

Todas las empresas deben desarrollar políticas y acciones para fomentar su desarrollo y crecimiento. Las políticas de una empresa no solo apuntan a aspectos como las finanzas y las ganancias, sino que también están alineadas con sus valores, sus reglas y su filosofía. En otras palabras, las políticas de una empresa definen todo lo que una organización de este tipo está dispuesta a hacer, pero también todo lo que no está dispuesta a hacer.

Desarrollar políticas claras y bien pensadas para una compañía ayuda a establecer expectativas claras para los empleados y es una forma de proteger a la empresa de potenciales problemas legales.

Las políticas de una empresa deben establecer códigos de conducta para los empleados y los empleadores.

Estas políticas pueden cubrir aspectos tales como: las interacciones básicas, necesidades específicas como las ventas y los gastos, o temas más serios como el abuso de sustancias.

Para crear e implementar las políticas empresariales, las compañías deben determinar aspectos problemáticos o falencias que deban enfrentar. De la misma manera, es necesario trabajar con todos los miembros del equipo para diseñar las políticas correspondientes.

Al momento de diseñar las políticas de una organización o las políticas corporativas es importante tener en cuenta que ellas pueden impulsar la moral de los empleados a nuevos altos. Las políticas generales de una empresa también pueden impulsar el compromiso de los empleados y llevar al éxito de la empresa. Las políticas de la empresa también pueden reforzar los factores que hacen que la empresa progrese, especialmente cuando se trata de un negocio que está empezando.

Sea que una empresa apenas esté comenzando con robustas políticas y normas, siempre hay espacio para mejorar las operaciones de la compañía y estimular los recursos humanos. Antes de que una compañía cree las respectivas políticas, debe entender qué son las políticas de la compañías, sus diferentes tipos, y cuáles necesitará implementar su negocio en un determinado contexto.

Para abordar esto con mayor claridad vamos a ver una definición concreta de las políticas empresariales.

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Qué son las políticas de una empresa:

De acuerdo a Business News Daily las políticas de una empresa son todas las reglas que gobiernan el código de conducta de una compañía. Ellas se aplican tanto a los empleados como a los empleadores, y pueden (dependiendo de los casos) gobernar la conducta de ellos tanto dentro como fuera del lugar del trabajo. Las políticas de una empresa generalmente son códigos escritos que están a la mano de cualquier empleado o administrador mediante un reglamento escrito.

La mayoría de empleadores que establecen las políticas de una empresa se aseguran de que sus empleados tengan ciertos derechos garantizados, lo cual tiende a levantar la moral de la fuerza laboral. Un lugar de trabajo con unas firmes políticas corporativas puede ser menos propenso para que tienda a tener insatisfacción laboral. Y lo que es más importante en algunos casos, con las correctas políticas en marcha se evitan las demandas laborales de los empleados actuales y anteriores.

Una idea clave a tener en cuenta: Las políticas de una empresa determinan como los empleados y los empleadores deben interactuar, comportarse y trabajar en común dentro y fuera del sitio de trabajo.

Tipos de políticas de una empresa

Hay muchos tipos de políticas que una compañía puede establecer para sus empleados. Sin embargo, aquí presentamos algunas de las más comunes.

Políticas relacionadas con las conductas de los empleados

Una política relacionada con la conducta de los empleados establece las reglas que todos los trabajadores deben seguir mientras estén empleados con la empresa. Gobierna los asuntos de cada día, tal como el código de vestimenta, así como las infracciones severas, tales como las relacionadas con el acoso sexual o laboral. Cuando se trata de temas que son objeto de la ley, tales como el acoso sexual, una política empresarial de prohibición ( y de definición) del acoso sexual, puede salvaguardar a la institución de la responsabilidad legal que pueda surgir.

Las políticas relacionadas con la conducta de los empleados pueden incluir los siguientes temas:

• Seguridad en el sitio de trabajo
• Comportamiento aceptable en el sitio de trabajo.
• Uso aceptable de los computadores y de las redes de internet.
• Abusos de poder, tales como el bullying a compañeros de trabajo y subordinados.
• La definición de un ambiente hostil de trabajo y cómo evitarlo.
• Provisiones sobre el mantenimiento de estas políticas durante el trabajo remoto y otras interacciones que suceden fuera de la oficina.

Las políticas relacionadas con la conducta del empleado también pueden y deben incluir rutas de acción disciplinaria para cuando los empleados fallan en adherirse a ellas. En los casos iniciales del mal comportamiento, la acción disciplinaria puede ser una simple alerta, pero en casos posteriores, la acción disciplinaria puede implicar el despido o incluso el llamado a los agentes de la ley.

Políticas de igualdad de oportunidades y la antidiscriminación

De acuerdo a la Comisión de Igualdad de oportunidades de Empleo de los Estados Unidos, el acoso sexual en el trabajo es una forma de discriminación sexual. Las políticas antidiscriminación y de igualdad de oportunidades pueden ir más allá de las políticas de conducta que prohíben el acoso sexual y otras formas de comportamientos perjudiciales. Estas políticas también tienen relación con la prohibición de contratar miembros de equipo, administradores y equipos de administración, así con las prohibiciones de interactuar con colegas de forma diferente con base en su raza, género, orientación sexual, edad, religión y otros aspectos demográficos.

Políticas de redes sociales

La política de redes sociales de una compañía puede gobernar distintos aspectos del comportamiento de los empleados. Esta forma de reglas puede llegar al punto de lograr uniformizar las voces de la compañía en los distintos canales de redes sociales. Una robusta política de redes sociales puede gobernar no solamente el uso de las redes sociales de los empleados durante las horas de trabajo, sino también lo que los empleados pueden decir y no decir acerca de la compañía tanto en horas laborales como en horas no laborales.

Políticas de las seguridad en el sitio de trabajo

Para proteger el espacio de oficina de la compañía, las pertenencias, propiedad intelectual y herramientas de trabajo basada en la nube, un empresario podrá querer implementar políticas de seguridad en el sitio de trabajo. Estas políticas designan la identificación que los empleados necesitarán mostrar con el fin de entrar a ciertos espacios, especialmente fuera de las horas de trabajo. Estas políticas podrían determinar también cómo los empleados pueden ingresar ítems de trabajo, tales como laptops, en caso de que se necesite que estos salgan o ingresen a la oficina.

Las políticas de seguridad del sitio de trabajo también pueden incluir las prácticas de ciberseguridad en gran profundidad. Las políticas de ciberseguridad pueden determinar cuán frecuentemente los empleados deben cambiar sus contraseñas, las contraseñas obligatorias de cierto nivel de seguridad y el límite de dispositivos personales que pueden llevarse o sacarse fuera de la oficina.

Políticas de asistencia y horarios laborales

Las políticas de asistencia determinan el tiempo que los empleados deben estar presentes en el sitio de trabajo. Estas políticas también pueden incluir provisiones sobre el trabajo remoto y los procedimientos para informar a los supervisores de las llegadas tarde y de las salidas temprana. Las políticas de tiempo libre tienden a comprometer un conjunto amplio de subsecciones de las políticas de asistencia de una empresa.

Una política de tiempo libre o de no asistencia debe incluir provisiones sobre los días libres por enfermedad, los días personales, las vacaciones, los días cívicos o de votaciones y otras formas de ausencia laboral. La política debe declarar cuántos días puede obtener cada empleado en cada forma de ausencia antes de que tenga que enfrentar consecuencias disciplinarias o la terminación de su contrato ( en muchas jurisdicciones hay leyes específicas sobre cuántos días pueden acumular los empleados por enfermedad y usar sobre el curso de un año, de manera que los empleadores tienen que estar atentos a las leyes antes de establecer una norma de este tipo).

Políticas sobre abuso de sustancias, uso de narcóticos y alucinógenos

Muchos empleadores tienen exámenes de drogas obligatorios no solamente para la aplicación a un empleo, sino también durante el tiempo de trabajo. Las políticas de abuso de sustancias explican las políticas de exámenes de la compañía y pueden también señalar que los empleados que hacen uso de estas sustancias verán sus contratos terminados. El tabaco y el alcohol también pueden estar incluidos en las políticas de abuso de sustancias, incluso fuera del horario laboral.

Políticas de gastos

Algunas veces los empleados tendrán que gastar el dinero de la compañía en sus nombre. Las políticas de gasto pueden determinar cuáles categorías de gastos son reembolsables, cuántos gastos deben ser registrados y cómo una compañía pagará a los empleados que gasten su propio dinero en actividades propias de la empresa, como viajes y eventos.

Políticas de venta

Si una compañía tiene un equipo de ventas propio o si contrata vendedores independientes para promocionar sus productos, la empresa podría querer establecer unas políticas de venta claras. Las políticas de venta establecer cómo los vendedores de la compañía deben interactuar con los clientes potenciales. Aunque la mayoría de las empresas tienen estas políticas por escrito, algunos expertos consideran que estas políticas pueden establecerse simplemente verbalmente.

Políticas de personal

Una política de personal puede combinar algunos elementos de las políticas que ya hemos mencionado e ir incluso más allá. Podría cubrir temas como el acoso laboral y sexual, la discriminación, la asistencia, el tiempo fuera del trabajo, la seguridad, así como el abuso de sustancias. Por otra parte estas políticas también pueden incluir aspectos como las compensaciones a los empleados, beneficios, derechos de privacidad y métodos para la presentación de quejas. En algunos casos, la política de personal es enteramente un sinónimo del libro de reglas para los empleados.

Políticas operativas

Las políticas operativas son aquellas destinadas a controlar cada aspecto de la operación de la compañía. Podemos hablar por ejemplo de los estándares de calidad de los productos y servicios. Los protocolos de operación y respuesta, la política de atención al cliente, políticas generales de devoluciones, horarios de trabajo. En fin, esto lo relacionado con las actividades productivas de la empresa. Estas políticas son sumamente importantes porque pueden determinar en gran medida el nivel de ganancias de la compañía.

A tener en cuenta: Las políticas de una empresa pueden cubrir la conducta de los empleados, las medidas antidiscriminación, el uso de las redes sociales, la seguridad en el sitio de trabajo, la asistencia al sitio de trabajo, el abuso de sustancias, los gastos de los empleados, las ventas y temas relacionados con el personal.

Ejemplo de políticas de una empresa

Ahora que conocemos cuáles son los tipos de políticas de una compañía, cómo decidir cuales deben ser esas políticas y cómo implementarla, podemos mirar a algunos ejemplos. Si una compañía tiene el deseo de implementar una política, puede decidir mirar algunos de estos ejemplos para guiar su acción. Para el presente caso, presentamos ejemplos de políticas de empresas de construcción y de una empresa contable, ya que debido a las complejidades de estas firmas en materia de seguridad y de manejos del dinero, se pueden convertir en un referente para muchas otras empresas.

Así que avancemos, veamos los tipos de políticas que se pueden implementar en cada una de estas organizaciones.

Políticas de una empresa de construcción

En este apartado hemos tomado un ejemplo real. La empresa se llama Marelli Constructora S.A y es una empresa de construcción argentina.

En términos generales sus políticas son las siguientes:

Mejorar continuamente la gestión, considerando la innovación, el desarrollo e implementación de las mejores prácticas y el cumplimiento de los requisitos aplicables.

Mantener una política de comunicación clara, transparente con los clientes, proveedores y demás aliados de negocios.

Promover la capacitación y competencia del personal, poniendo a sus disposición los recursos para la implementación de programas de capacitación, orientados a reforzar el compromiso uy desarrollar las competencias de los integrantes de la organización.

Asegurar el crecimiento de la organización a partir de la planificación de los negocios, las inversiones y el mejoramiento de la eficacia en el desarrollo y la utilización de los recursos de infraestructura.

Una mirada rápida a estas políticas nos puede indicar que estas son muy genéricas o demasiado amplias. Sin embargo, si se mira con atención cada una de estas políticas nos llevan a acciones concretas que la organización tiene que tomar para cumplir sus objetivos.

Por ejemplo, La empresa debe considerar los requisitos mínimos de seguridad para los empleados y disponer de provisiones en caso de alguna eventualidad. En caso de que un empleado sufra un accidente de trabajo, este deberá tener un seguro médico que le provea de apoyo para su tratamiento.

En este apartado específico podemos considerar un subconjunto de políticas:

Todos los empleados deben vestir los uniformes apropiados con la indumentaria de protección adecuada.

Los implementos de seguridad deben tener el respectivo mantenimiento periódico.

Los empleados deben contar con cursos de seguridad y primeros auxilios.

La compañía debe tener implementos de primeros auxilios en el área de trabajo. De la misma manera todos los empleados deben estar identificados, portar su seguro médico.

Los empleados deben registrar el número telefónico de algún familiar al cual llamar en caso de emergencia.

Los encargados con más alto rango en el área de trabajo deben contar con medios de comunicación y números de emergencia para cualquier eventualidad.

Políticas adicionales

Otro elemento que se desprenden de estas políticas es que la empresa debe contar con programas de capacitación constantes y pertinentes sobre las nuevas prácticas dentro de la industria. Esto la asegura a la compañía poder un servicio competitivo que se distinga en el mercado.

Siguiendo estos elementos también encontramos que la empresa debe contar con una clara estrategia financiera que le permita mantenerse solvente en el tiempo. De esta manera se asegura la estabilidad fiscal de la compañía y se asegura el futuro de la empresa.

Y como elemento adicional en el marco de estas políticas vemos claramente que la compañía se compromete a tener canales de comunicación abiertos para para recibir retroalimentación de diferentes actores. Estos actores pueden ser clientes, proveedores, y aliados de negocios.

Ahora veamos otros ejemplos de políticas de empresas.

Políticas de una empresa contable

Una empresa contable es una compañía dedicada a brindar asesoría legal y contable a otras empresas. Sus objetivos pueden ir desde la prestación de servicios contables outsourcing, revisoría fiscal y auditoria externa, dirección financiera y control de gestión hasta la gestión de nómina y el pago de impuestos.

Para cumplir con cada uno de estos objetivos la empresa contable debe tener una serie de políticas concretas que todos sus empleados y directivos estén dispuestos a seguir.

Dentro de las políticas de una empresa contable podemos encontrar las siguientes:

Contratar profesionales con un alto nivel de idoneidad y las más altas competencias en sus respectivas áreas de operación.

Trabajar con los más altos estándares éticos, de manera que los clientes puedan tener la completa seguridad que su actuar siempre va a estar dentro de la ley y que no van a sufrir consecuencias por malos procedimientos contables como aquellos que pueden llevar a la evasión de impuestos y otras obligaciones de ley.

Brindar asesoría legal específica y completa a cada uno de los clientes, de manera que cada quien pueda tener claras cuales son sus opciones tanto jurídicas como contables.

Hacer un uso eficiente de las reglas tributarias, para que dentro del marco legal vigente, los clientes no se vean obligados a pagar más, en impuestos, que aquello que les corresponde.

Llevar registros fiscales y financieros completamente transparentes. Desarrollas las mejores y más innovadoras prácticas de contabilidad.

Ofrecer canales de comunicación efectivos y oportunos para todas las partes interesadas en los servicios de la empresa.

Los profesionales deben seguir un código de vestimenta acorde con su rango y profesión, de manera que se generen primeras buenas impresiones en clientes y actores externos a la compañía.

Tener cursos de actualización en materia tributaria, legal, fiscal y prácticas contables para los profesionales que conforman la organización.

El software de la compañía debe contar con contraseñas seguras y con programas adecuados para evitar filtraciones de información.

Los empleados y directores administrativos deben adherirse a las políticas de confidencialidad de la compañía.

Cómo determinar los tipos de políticas que una empresa necesita implementar

Para determinar qué tipos de políticas necesita una empresa, el equipo corporativo debe prestar atención a elementos como el sitio de trabajo, los empleados y áreas problemáticas. Algunas áreas que deben informar las nuevas políticas de una empresa son las siguientes.

Si el empleador ve que los empleados usan las redes sociales durante las horas laborables. En este caso podría necesitar una política de redes sociales.

Si el empleador tiene dificultades para rastrear el dinero de la empresa que los empleados gastan. En este caso se podría necesitar una política de gastos.

Si los empleados acusan a otros empleados de acoso sexual, la empresa podría necesitar una política de conducta de los empleados.

Si los empleados tienen dificultades para llegar a tiempo al sitio de trabajo, la empresa podría necesitar una política de asistencia al sitio de trabajo.

Si las operaciones de ventas de la compañía se están expandiendo, es posible que la empresa necesite tener una política de ventas. Y dado que las ventas se están expandiendo, una política escrita podría ser mucho más necesaria que una política meramente verbal.

Resumiendo: Para determinar las políticas que una compañía podría necesitar, es importante identificar las áreas potencialmente problemáticas y pensar la forma en que estos posibles problemas serán enfrentados.

¿Cómo hacer las políticas de una empresa?

Para desarrollar de manera efectiva las política de una empresa, el liderazgo corporativo podría considerar los siguientes aspectos:

Establecer objetivos claros

Anteriormente se mencionó que una empresa debe identificar las áreas en las cuales se desean establecer las políticas. Cuando se trata de establecer objetivos las cosas pueden ser similares: Es necesario determinar lo que se intenta lograr con las nuevas políticas a poner en práctica antes de poder establecerlas.

Es importante establecer estos objetivos en un documento de política empresarial. De esta manera, los empleados sabrán las razones por las cuales existe una determinada política y cómo adherirse a ella. Idealmente las políticas deben ser claras y concisas.

Construir las políticas de una empresa mediante muestras

Incluso las políticas con las mejores intenciones pueden no ser exitosas. Es por esta razón que los empleadores deben diseñar sus políticas aplicándolas en espacios cerrados o controlados. Seguramente si una empresa tiene una política y ha visto que otra empresa ya la ha implementado de forma exitosa, puede implementarla directamente. De lo contrario sería preciso que intentará probar primero esa política en un entorno concreto que sirva de muestra.

Creación de la política

Con los objetivos en mente y con muestras de acción tomadas mediante experimentos controlados y el compromiso de mantener las políticas por escrito y concisas, una empresa puede diseñar su política. El empleador puede reunir ideas de los empleados en el proceso y modificar las políticas en el proceso según la retroalimentación que vaya recibiendo. Para asegurarse de tener una política comprehensiva, el empleador debe pensar de manera realista sobre los escenarios del sitio de trabajo en los cuales se aplicarán esas políticas. Si la política se encuentra escrita y logra los resultados deseados en los experimentos, entonces la empresa debería aplicarla.

Al momento de la creación de una política, la empresa deberá determinar cuáles son sus políticas generales y específicas. Las políticas generales nos darán una idea de los principios, valores, misión y visión de la organización. Por otra parte, las políticas especificas, nos brindan una mirada clara y concreta a las acciones que puede y debe tomar cada miembro de la organización en un contexto determinado.

Poner el equipo legal y administrativo a bordo

Si una empresa necesita que su equipo administrativa suscriba nuevas políticas, es preciso conseguir la aprobación en todos los niveles directivos antes de implementarlas. En caso de que una compañía tenga un equipo legal, la compañía debe asegurarse de que sus políticas minimicen su responsabilidad en una variedad de escenarios.

La política de la empresa debe ser añadida al reglamento de la empresa

Una vez que las políticas de una empresa estén listas, se pueden añadir al reglamento de la empresa. Entonces se puede crear una edición impresa de ese reglamento para entregarlo a los empleados. Se puede indicar en qué partes pueden encontrar las nuevas políticas. Es importante que los empleados lean el nuevo reglamento y que en lo posible provean retroalimentación y que hagan las preguntas correspondientes.

Los empleados deben suscribir las nuevas políticas

Una vez que las políticas de una empresa estén completamente listas y aprobadas por el equipo administrativo, los empleados deben suscribirlas. En ese momento ellos deben señalar que entienden de forma completa las implicaciones. Cada empleado debe mantener una copia firmada de las políticas y este registro deberá ser guardado por la empresa.

Resumiendo: Para diseñar de manera efectiva las políticas de una compañía, la empresa necesita establecer objetivos, usar muestras y experimentos de guía. También se debe trabajar con el equipo legal y administrativo para establecer las reglas que todos puedan considerar como las más justas.

Fuentes e información adicional:

Business News Daily.

Maresilla.