Cuando me gradué del colegio, no tenía experiencia laboral. Y esto por supuesto no me ayudó mucho con la vida real que siguió. ¿El resultado? Repetidamente acababa con mis oportunidades de trabajo y terminaba incumpliendo los horarios debido a que carecía de buenos hábitos de productividad. No me tomó mucho tiempo darme cuenta de que necesita ayuda.
De manera que me incliné a las aplicaciones de productividad en busca de respuestas. En los últimos años he tratado todo desde Asana hasta ZipSchedules y he mejorado desde ser básicamente incontratable a dirigir mi propio negocio con éxito.
Lo cual me llevó a pensar. Hay muchas herramientas de productividad hoy día que es casi imposible decidirse por una. Por eso es que me he rodeado de las personas más productivas que conozco y les he preguntado qué herramientas usan, de manera cotidiana, para ser más productivos. Aquí tengo sus sorprendentes respuestas.
Tabla de contenido
1. Andres Moran
Moran es el cofundador de Fundera, una firma acreditada de préstamos para pequeños negocios, y Vestable, un lugar de encuentro para pequeños negocios. Él se encuentra en contacto con otros emprendedores y sus herramientas favoritas de productividad son las relacionadas con los correos electrónicos.
Según algunos estudios, Los trabajadores estadounidenses gastan 6,3 horas al día revisando y respondiendo sus correos electrónicos. Bajar este número por cualquiera de los medios que sea necesario debería estar en lo alto de las listas de prioridades de quienes desean mejorar la productividad de sus empleados.
Moran nos recomienda:
Yesware «Esta extensión de correo electrónico le permite ver cada vez que alguien abre un correo electrónico enviado. También le muestra su ubicación y si se lee su correo electrónico en el móvil o de escritorio. Más allá de eso, Yesware le permite almacenar las plantillas de correo electrónico y programar mensajes de correo electrónico que se enviará en un momento posterior”.
2. Preston Pesek
Pesek comenzó su carrera en el negocio inmobiliario en Wall Street, pero después de eso comenzó a dirigir Spacious, la primera solución de trabajo compartido para equipos de trabajo.
Pesek dice que el gasta la mayor parte de su tiempo manejando su remoto equipo de empleados y respondiendo correos electrónicos.
De acuerdo a estudios, hasta el 49 % de los millennials apoyan el uso de mejores herramientas sociales para la colaboración en el trabajo, mientras que el 86% de los empleados y ejecutivos piensan que la carencia de una comunicación efectiva lleva a fallas en los lugares de trabajo.
Ser capaz de mantener constantemente el contacto de las personas que toman decisiones y el equipo es clave para la salud de la organización.
Pesek nos recomienda:
Slack «No se puede vivir sin esta. Nuestro equipo es distribuido, móvil, y trabajamos en varias ubicaciones a lo largo del día. Slack es donde siempre podemos encontrar entre sí, y las llamadas Slack reemplazado conferencia de llamada s UX, video, voz y de intercambio de archivos”.
Mail «Hay un montón de nuevas aplicaciones útiles ahí fuera allí para el correo electrónico, pero no hay nada como la interfaz limpia e intuitiva de correo de Apple. Viajo en el metro subterráneo donde no tengo conexión a internet. Puedo enviar y olvidar, y no me llega ese mensaje indeseado «no pudo enviar”. Con aplicaciones como Slack y SMS. Apple Mail simplemente envía cuando estoy de vuelta en línea”.
3. Jay Baer
Bare ha asesorado a cientos de compañías de primera clase sobre todo lo relacionado con marketing. Al momento que él comenzó Convince & Convert en el 2008, estaba muy bien en su camino a convertirse en uno de los más grandes nombres del marketing digital. No extrañamente, por su trabajo Baer viaja mucho.
En los Estados Unidos solamente, la gente hace más de 488 millones de viajes de negocios anualmente para reunirse con clientes y prospectos. Al mismo tiempo más de 213 billones de dólares (o 1% del PIB de los Estados Unidos) es desperdiciado anualmente en reuniones innecesarias. Hacer presentaciones y reuniones en línea puede ir en una dirección favorable hacia la eficiencia y reducción de costos.
Baer nos recomienda:
Tripit “Esto mantiene todos mis planes de viaje y documentos en un solo lugar, y fácilmente accesible a través de ordenador portátil, teléfono o tableta. Viajo 180 días al año, y no podía sobrevivir sin Tripit. Estaría vagando por la ciudad tratando de averiguar qué hotel reservar.”
Amy.io. “Es una herramienta mágica que organiza las reuniones y conferencias telefónicas horarios de forma automática. Ofrece lo mejor de la inteligencia artificial, instalada a su bandeja de entrada y en el calendario. Un increíble ahorrador de tiempo.”
4. Eric Siu
Siu es el CEO de Single Grain, una agencia de marketing digital basada en San Francisco. El dirige el postcast Escuela de Marketing junto a Neil Patel, y es también el fundador de Growth Everywhere un postcast sobre el crecimiento de start-ups. Siu pasa la mayor parte de su tiempo compartiendo archivos, y ha descubierto cómo hacerlo de la manera más eficiente posible.
Sin contar el tiempo que pasa en televisión, radio o videojuegos, el estadounidense promedio consume 3,5 horas de contenido online cada día. Cada segundo más de 2.3 millones de personas googlean algo. Eso es un sinnúmero de búsquedas e interacciones. Conocer cómo compartir las cosas aún más rápido y con un alto grado de automatización es el secreto del dominio de las redes sociales y las interacciones en línea.
Siu nos recomienda:
Droplr “Usted puede tomar capturas de pantalla de las cosas y anotar rápidamente. Dropir toma la pantalla, lo copia en el portapapeles y puedes compartirla con la gente. Hay mucho menos trabajo en hacer esto y se ahorra una gran cantidad de tiempo cada día.”
Alfred “Una barra de búsqueda que te permite encontrar cualquier archivo muy rápidamente o hacer cálculos sobre la marcha. Esto permitirá que encuentres algo muy rápido y organizarlo para enviarlo a alguien. Incluso puede lanzar aplicaciones, hacer búsquedas en Wikipedia, etc
5. Joshep Warwick
Warwick, un consultor de contenido de marketing, es un ex director de marketing digital de Xerox y actualmente trabaja como estratega de contenido de marketing para Blast Analytics. Él es una persona a la que le gusta rastrear el uso específico de las redes sociales, incluso el uso que él mismo hace de estas.
La mayoría de nosotros pensamos que estamos siendo todo lo productivos que podemos. Pero mientras que el estadounidense promedio desperdicia 2, 5 horas cada día, saber cómo rastrear el uso de nuestro tiempo puede ser algo que cambie nuestras carreras profesionales.
Warwick recomienda:
SproutSocial “Puede ser un desafío responder a las menciones de las redes sociales y solicitudes de manera oportuna, sobre todo cuando están distribuidas en cinco o más canales sociales. Sprout me ha ayudado a consolidar todas mis redes sociales en un solo lugar y gestionar mejor participación de la comunidad”
Harvest “Harvest es una herramienta de seguimiento de tiempo que ha sido un salvavidas y me ayuda a entender si estoy examinando el alcance de mis proyectos para los clientes de manera adecuada, haciendo más rentable mi tiempo en ellos”.
La productividad es un hábito profundamente personal
¿Notaste que ninguna de las herramientas mencionadas fue señalada por dos personas de la lista? Quizás porque la productividad es algo que no se puede copiar y pegar de la gente productiva. Tal vez es más como una especie de cultura, una manera de vida que necesita ser adaptada a la personalidad única de cada individuo, estilo de trabajo y necesidades.
Mi aplicación favorita de productividad es Google Drive, no solo porque permite compartir en tiempo real los proyectos, sino que también mantengo mi lista de tareas diarias ahí. En el momento en que las he finalizado, las puedo eliminar, cualquier tarea que queda sin finalizar es agendada ahí mismo para el día siguiente. Es simple, hace que el trabajo quede hecho.
*Este artículo fue escrito por Han-Gwon Lung para Entrepreneur.com
