En este artículo descubrirás la diferencia clave entre productividad y eficiencia, y cuál te ayudará a alcanzar tus objetivos.
Productividad vs eficiencia es una discusión entre cantidad y calidad. Una persona productiva es conocida como alguien que hace las cosas. Aunque sus logros podrían ser efímeros si no construyen su estrategia para el largo recorrido. En la mayoría de nuestras vidas, la productividad y la eficiencia están en desacuerdo entre sí.
Cuando te enfocas en la productividad, tu eficiencia es lo primero que debe sufrir. Del mismo modo, cuando confirmas que tus planes son bien pensados y bien diseñados, corres el riesgo de enterrar tu objetivo en meses de trámites burocráticos.
Tabla de contenido
Productividad en tu vida
Medir la productividad tiende a ser sencillo, por lo que es especialmente donde las personas colocan su enfoque. La gente por lo general calcula la productividad midiendo lo que realiza una persona durante dos períodos de tiempo similares. Por ejemplo, si lees dos libros en enero y cuatro en febrero, fuiste más productivo en febrero.
Las empresas calcularán la productividad comparando empleados, departamentos y ubicaciones. Por ejemplo, la oficina de una empresa en California generó US$ 60,000 en marzo, mientras que la de Florida produjo US$ 50,000 en el mismo mes, lo que hace que la sede de California sea más productiva.
Punto ciego de la productividad
Debido a que la mayoría de las personas miden la productividad calculando lo que se realiza, probablemente hayas sentido al menos una vez en tu vida que la productividad estaba capturando la imagen completa.
Si tu supervisor te pide un informe para el final del día, piensan que es una solicitud razonable. Si bien es cierto, el informe solo demora 30 minutos en crearse, eso no es lo único en lo que estás trabajando hoy.
Si esa solicitud fue tu única tarea, tú aceptas que debes tenerlo completo para el final del día. Sin embargo, tu departamento agregó un nuevo empleado y tú acordaste capacitarlo en todos los procesos.
Dependiendo de la complejidad de tu rol y del compromiso del aprendiz, podría llevarle todo un día caminar paso a paso a través de tu trabajo. También tienes algunos asuntos adicionales sensibles que aceptaste la semana pasada y que tienen la misma fecha límite.
Como estás empezando a ver, cuando solo capturas la salida de alguien para determinar si están siendo productivos, te falta información clave.
Te abres a la posibilidad de pensar que alguien tuvo una semana menos productiva, cuando su productividad fue mayor que la semana pasada.
Eficiencia, la otra mitad de la moneda de la productividad
Si la productividad se enfoca en tu producción, entonces la eficiencia enfatiza la calidad de tu trabajo, que generalmente se centra en ahorrar tiempo o conservar recursos.
Piensa en tu productividad como los ingresos que generaste de una entrega, y céntrate en tu eficiencia como el dinero que puedes llevar a casa después de pagar tus gastos.
Usando el ejemplo del negocio de antes, mientras que la oficina de California generaba US$ 60,000 en pedidos, también utilizó US$ 20,000 en seminarios y gastos de viaje relacionados. Por su parte la oficina de Florida generó sus entregas mediante el uso de una plataforma económica de webinar en línea, por lo que la sede de Florida fue más eficiente y causó mayores ganancias.
La eficiencia también representa la calidad en relación con el tiempo.
Por ejemplo, Autumn y Alek trabajan en un call center donde su tarea consistía en encuestar a 100 clientes por día. Autumn alcanzó su número después de llamar a 150 personas y Alek logró su meta tras comunicarse con 300 compradores.
Aunque ambos alcanzaron su hito de productividad, Autumn fue más eficiente porque solo tuvo que llamar a 50 personas adicionales, mientras que Alek debió llamar a 200 personas de más.
¿Hay tal cosa como ser demasiado eficiente?
Al igual que la productividad, centrarte únicamente en la eficiencia puede generar consecuencias imprevistas. No deseas completar tu trabajo apresuradamente, pero tampoco quieres establecer la expectativa irrazonable de que puedes alcanzar la perfección.
Los desafíos, los errores y las fallas son parte del crecimiento y del logro de resultados.
Cuando te centras demasiado en la calidad, te encontrarás lidiando con la duda, la ansiedad y la procrastinación. Y si te encuentras en una posición de liderazgo, tu equipo puede estar demasiado asustado para producir algo porque están tan preocupados de cometer un error.
Por miedo, todos permanecen en la fase de análisis mientras continúan planificando para cada resultado posible. A pesar de que es tentador celebrar a los perfeccionistas exitosos como Steve Jobs y otros, hay estudios que confirman que las personas más sobresalientes en cualquier campo son menos propensas a ser perfeccionistas.
El perfeccionismo evita que la mayoría de la gente tome decisiones porque la ansiedad por cometer errores los detiene.
Alcanzando un equilibrio entre productividad y eficiencia
Al tratar de decidir si la productividad es más importante que la eficiencia o viceversa, es más relevante comprender que necesitas ambos. Cumplir tus objetivos y mantener tus resoluciones te da una gran sensación, pero vas a querer medir el costo.
Debes controlar la cantidad de tiempo y recursos que invertiste para lograr tu objetivo, porque hay un punto de rendimientos decrecientes en el que produces un resultado tan alto, que tu trabajo está lleno de errores y requiere atención adicional.
Los mismos rendimientos decrecientes existen si te preocupa la calidad hasta el punto en que te tambaleas sobre el perfeccionismo, ya que los perfeccionistas tienen un miedo poco saludable al fracaso que les impide producir niveles próximos a los óptimos.
Tres estrategias para maximizar tus resultados
1. Sé intencional con tu tiempo y recursos
Comienza tratando de mantener tu nivel actual de producción mientras reduces los recursos que usas.
Esta estrategia requiere que seas intencional con tus objetivos. Por ejemplo, si supervisaste el presupuesto de marketing para una empresa multimillonaria, puedes estar alcanzando los resultados, pero solo debido a que estás inundando el mercado con anuncios.
Si quisieras aumentar tu eficiencia sin afectar tu productividad, ¿qué harías?
Una estrategia simple es llevar a cabo una revisión de todas tus campañas de marketing. Una vez que hayas completado la revisión, puedes clasificar tus métodos según tu retorno de la inversión.
A continuación, podrías aumentar tu productividad y eficiencia al reasignar el dinero que gastaste en el 10% inferior de los anuncios y moverlo a tu 10% superior de avisos.
2. Reduce los desechos
Otra estrategia que proporcionará un impacto inmediato es que te concentres en reducir tus desechos. Nuevamente, implementaremos técnicas que tendrán un impacto positivo en tu eficiencia y productividad.
Comienza a reducir el desperdicio buscando alternativas menos costosas que lleven a cabo las mismas tareas que estás produciendo actualmente.
Como fue el caso con nuestro ejemplo de negocios donde la oficina de California gastó significativamente más dinero que la sede de Florida. ¿Hay opciones más rentables pero confiables que aún no hayas explorado?
Es una buena idea revisar tus gastos anualmente para ver si hay casillas que puedes mejorar. Si no estás seguro, compara para ver si tus precios están en línea con el mercado.
Incluso puedes emplear esta técnica con tus propias finanzas personales.
¿Alguna vez te has preguntado por qué todos los anuncios de seguros de automóviles prometen que pueden ayudarte a ahorrar un 40% o más en el pago de estos seguros? Es porque la mayoría de las personas no actualiza su cobertura automática de forma periódica. Dado que los automóviles son un activo en depreciación, tu vehículo está perdiendo valor cada año.
Si compraste tu auto por US$ 20,000, entonces solo valdrá US$ 15,000 después del primer año. Sin embargo, si todavía estás pagando un seguro basado en un valor de US$ 20,000, naturalmente vas a pagar más si recibiste un seguro centrado en un valor de US$ 15,000.
Por lo tanto, cuando llames a la nueva compañía de seguros, te ofrecerán un seguro basado en el valor actual del vehículo de US$ 15,000.
La razón por la que las compañías de seguros de automóviles tienen tanta confianza en que pueden ahorrarte dinero es porque saben que tú estás pagando un seguro en un automóvil de US$ 20,000 cuando tu vehículo puede valer la mitad o un tercio de eso.
3. Prioriza tus metas
El tercer enfoque para ayudarte a equilibrar la productividad y la eficiencia es priorizar tus objetivos. Si quieres evitar caer en la trampa del perfeccionismo, vas a tener que admitir que no puedes tener todo exactamente como tú quieres.
Tendrás que decidir qué es lo que más te importa y si estás dispuesto a sacrificar otros objetivos menos relevantes para garantizar que lograrás tu máxima prioridad.
Por ejemplo, la industria de manejo de camiones es extremadamente competitiva y, como resultado, los conductores de estos vehículos deben enfocarse en mantener los costos bajos y operar con una mayor eficiencia. Para administrar sus costos, a los conductores de camiones les gusta asegurarse de que nunca llevarán un vehículo vacío. Si tienen una entrega en Miami, quieren asegurarse de que tendrán una carga nueva en esa ciudad para cubrir el regreso.
Cada vez que un conductor de camión no puede encontrar cargamento para su regreso, están perdiendo tiempo y recursos. Imagina si su próxima entrega es en Atlanta. Sin carga, todo el regreso sería un gasto no cubierto y estos valores pueden acumularse rápidamente.
Para asegurarse de que tienen sus costos bajo control, los conductores de camiones darán prioridad a garantizar que no conducirán vacíos de regreso sobre todas las demás metas y objetivos.
A veces, el conductor no puede encontrar una nueva carga en el lugar de entrega con la misma rapidez con que hicieron la entrega. Sin embargo, dado que han priorizado que «no manejarán vacíos», no tienen problemas para ofrecer precios reducidos cuando se encuentran en esta situación.
Si no priorizaran sus objetivos, estarían esperando en Miami un traspaso que cubriría su viaje a Atlanta. El perfeccionismo te dice que debes lograr todos tus objetivos o ninguno de ellos.
Cuando no puedes tenerlo todo
Cuando te encuentres ante decisiones difíciles, tómate un momento y determina qué es lo que más te importa. Si solo puedes lograr uno o dos objetivos, ¿cuál te dará el mayor impacto?
Luego, tómate el tiempo para comprender y dar cuenta del cambio necesario que tendrás que hacer a tu productividad o niveles de eficiencia. En el caso del conductor del camión, sacrificaron su productividad al tomar una tasa más baja para su regreso. Sin embargo, aumentaron su eficiencia porque cubrieron sus costos y obtuvieron un pequeño beneficio con su tasa reducida.
Lo que finalmente significa es que el conductor del camión aumentó su productividad porque la elección no fue entre su velocidad normal o una velocidad reducida, sino entre un recorrido vacío y un recorrido de velocidad reducida.
Conclusión
Al ser intencional con tu tiempo y tus recursos, reducir el desperdicio y priorizar tus objetivos, puedes aumentar tu eficiencia y productividad en general.
Independientemente de la meta que te hayas fijado en tu vida, siempre habrá un beneficio para trabajar de manera más eficiente y equilibrar eso con una mayor productividad.
Vía | Life Hack
