Cómo lograr que tu REUNIÓN de NEGOCIOS sea EXITOSA

Una reunión de negocios sigue siendo muy necesaria para la buena marcha de los negocios; ya que te dan la oportunidad de solucionar conflictos internos, desarrollar nuevas ideas, establecer los planes de marketing, , acordar la gestión más importante, y concretar negocios. Pero, lograr que tu reunión empresarial sea todo un éxito no tiene por qué convertirse en algo difícil.

Para lograr una junta de negocios perfecta, lo primero que tienes que hacer es definir el número de participantes que estarán involucrados. Así tendrás una imagen más concreta sobre cómo se llevará a cabo el flujo de información.

Una vez hayas definido cuántas personas estarán involucradas en la reunión de ejecutivos, deberás realizar la convocatoria a través de los diferentes medios de comunicación de la compañía. Esto puede ser por medio de una carta para reunión de negocios o del correo electrónico empresarial. Debes hacer énfasis en la fecha, lugar y hora del encuentro. No olvides destacar la importancia de la puntualidad.

Hora y dia perfecta para la reunión de negocios: Si bien las reuniones de negocio tienen que realizarse cuando las empresas lo crean conveniente, un informe de WhenIsGood publicado en Inc indica que el día martes a las cuatro de la tarde, es la hora ideal para realizar una junta. Al parecer, el lunes es el peor día.

Otro punto importante para lograr una reunión de negocios exitosa es establecer el tema. Antes de nada asegúrate de que tienes preparado todo el material que vas a necesitar y que tienes claras las preguntas clave en una reunión de negocios.

Como eres el convocante de la reunión de negocios, es lógico que tienes un objetivo en mente. Así que debes ser capaz de reconducir los debates que vayan surgiendo de manera que al final de la cita hayas llegado a conseguir ese propósito. Si permites que se deje de lado el tema principal y se empiece a desvariar sobre otros asuntos, al final todo tu esfuerzo se habrá perdido.

Cómo pedir una reunión de negocios 

Las cartas, las llamadas telefónicas y el correo electrónico se han convertido en el modo de comunicación más rápido para las empresas. Son efectivos, seguros y sirven como un registro escrito de las notificaciones. Si estas organizando una reunión ejecutiva debes tener en cuenta lo siguiente:

1. Sé directo. En tu comunicación deberás ser tan directo como sea posible y, si puedes, envíasela directamente a la persona con la que te quieres encontrar. No olvides escribirle a quien envías el correo en la línea de «Asunto».
   El cuerpo del correo, ve al punto tan rápido como sea posible; explica por qué te quieres encontrar y pregúntale a la otra persona si puede reunirse contigo.  Explícale qué quieres conseguir con la reunión de negocios.
2. Coloca el «Asunto» correcto. El Asunto es la primera cosa que lee el destinatario y a menudo determina si un correo electrónico es leído o no. Por lo tanto, es esencial que tu “Asunto” sea breve y que vaya al punto.
3. Revisa tu ortografía. Nunca debes dejarlo pasar: nada deja una peor impresión que un correo electrónico con faltas de ortografía, y puntuación y gramática incorrectas. Estos errores pueden hacer que tu correo luzca como basura y aumenta las posibilidades de ser enviado a la papelera de reciclaje. Una revisión detallada del correo antes de enviarlo puede evitarte muchos inconvenientes.
4. Sé cortés. Lo más importante al organizar una reunión con alguien es la primera impresión. Si es la primera vez que te pones en contacto con el destinatario, usa el lenguaje más cortés que puedas. Usa los apellidos y siempre los títulos como Señor. o Señora. En el primer correo electrónico, nunca uses un «Hola» como tu saludo, ya que le quitarás profesionalidad al mensaje.
   Al final del correo electrónico, siempre termina con un «Muchas gracias», «Atentamente» o «Saludos cordiales». La cortesía se usa mucho en la correspondencia electrónica.
5. Conversa sobre los detalles de la reunión. Establece un día y un horario para la reunión a través del correo electrónico, tal como lo harías por carta o teléfono. Sé claro sobre lo que quieres conversar, eso le da al destinatario una mejor idea del tema que tratarán.

También te puede interesar: Método dialéctico

Donde hacer una reunión de negocios

El lugar donde se llevará a cabo la reunión de negocios funge un papel fundamental en la manera en que interactúen ambas partes (el organizador y los participantes). Si aún no tienes mucha experiencia en la realización de estas juntas, lo más recomendable es apostar por un lugar neutral.

Nunca pases por alto la seriedad de los temas a tratar. A partir de los motivos de la reunión de negocios podrás elegir el lugar con las características más adecuadas para el flujo correcto de la información. Toma en cuenta que no es lo mismo una junta para dar informes mensuales que una reunión de negocios urgente para tomar decisiones importantes respecto a la organización.

Para las reuniones de negocios temáticas un poco más críticas, se requiere un lugar privado como una sala de juntas, en la que no se permite ningún tipo de distracción o interrupción. De ser necesario, asegúrate de que cuente con el equipo adecuado para las presentaciones como pantallas, bocinas, entre otros.

Si, en cambio, la junta que realizarás está más enfocada en la generación de nuevas ideas, una sala tipo aula puede ser más funcional. Esta clase de lugar cuenta con pizarrones en los que se pueden tomar notas en tiempo real, lo que permite que el intercambio de información sea más cómodo e interactivo.

Si esta reunión de negocios será con algún cliente, entonces lo primordial es dejar una buena impresión. Aquí puedes optar por un lugar fuera de la oficina como un restaurante tranquilo con internet. Asegúrate de que sea un establecimiento bien ubicado para ambas partes. Esto es una excelente idea, pues el acceso a alimentos y bebidas puede hacer más amena la conversación.

Si actualmente estás emprendiendo y aún no cuentas con una sala de juntas disponible para realizar tus reuniones, despreocúpate. Hoy en día existen diversos servicios en línea que te ofrecen la renta de salas diseñadas específicamente para tus reuniones formales. Seguro encontrarás una amplia gama de opciones que se adapten a tus necesidades y posibilidades.

Cómo vestir en una reunión de negocios

La primera impresión es importante. Es por esto que la imagen personal debe ser lo primero en lo que nos preocupemos si queremos impactar positivamente. Lo ideal es que el vestuario de un ejecutivo se ajuste a su forma de ser, para que su actitud frente a las demás personas sea lo más natural posible. La gente con la que realizas negocios debe sentir que pueden confiar en ti y la imagen personal genera parte de este impacto positivo que debes lograr en ellos.

Si no sabes qué ponerte para asistir a una reunión de negocios te recomendamos apostar por prendas básicas. Esto depende también del tipo de formalidad que indique la reunión. Los tonos oscuros y fríos demuestran seriedad, autoridad y seguridad. Si esta es la imagen que deseas transmitir te recomendamos utilizar un conjunto negro o azul marino. En cambio, si lo que quieres es demostrar un poco más de apertura, calidez y jovialidad prefiere las prendas neutras de colores como el blanco, beige o gris.

Cómo vestirte en una reunión de negocios si eres hombre

• Usa camisas lisas de colores blanca o azul. Mejor que no tenga botones en el cuello, que debe estar impecable. El puño no debe sobresalir mucho sobre la manga del traje.
• Los trajes oscuros comunican autoridad: azul marino, gris o el clásico negro. Pueden tener líneas finas, las conocidas como líneas de gis. El corte del saco debe ser recto, con una solapa semi delgada y, como máximo, de tres botones. Recuerda abrirlo cada vez que te sientes o cerrarlo cada vez camines.
• Evita la corbata negra.
• Tus zapatos deben estar siempre limpios.

Cómo vestirte en una reunión de negocios si eres mujer

• No abuses de las uñas postizas
• Evita peinados que cubran tu cara por completo
• Elige colores neutros, como azul marino, gris oscuro o blanco; el toque de color lo pueden dar la blusa o los complementos
• Evita ropa demasiado llamativa y colores brillantes o estampados muy vistosos, sé moderada también con los complementos
• Descarta por completo las medias de encaje o de red
• Los zapatos deben estar impecables

Puntos a tratar en una reunión de negocios

Los temas que puedes tratar durante la reunión de trabajo son diversos, y dependen del propósito que tenga la junta de negocios para lograr que sea efectiva. No obstante, los puntos a desarrollar también variarán dependiendo del tipo de empresa y del equipo. Entre estos se encuentran los siguientes:

1. Actividades que se van a realizar durante la semana.
2. Necesidades.
3. Puesta al día en objetivos.
4. Determinar planes de acción.
5. Generación de ideas.
6. Sugerencias y feedback.
7. Resolución de dudas.
8. Informe sobre incidencias.
9. Estableces prioridades en las tareas.
10. Dar la bienvenida a alguien al equipo.
11. Seguimiento de los trabajadores.
12. Promoción.
13. Resultados.
14. Casos de éxito.
15. Entrega de informes.
16. Rendimiento de productos.

Lo importante de todos estos temas es saberlos agrupar en reuniones para no utilizar más tiempo del necesario, ya que se pueden tratar diferentes asuntos que tengan algún tipo de relación.  Pero así como hay aspectos fundamentales a tratar en una junta de trabajo, también hay 5 temas que no debes abordar nunca. Estos son:

1. Posturas políticas.
2. Los problemas internos de tu empresa.
3. Chismes de la industria.
4. Asuntos personales.
5. Proyectos en etapa de planeación.

Es importante que organices y planifiques tu reunión de trabajo para que sea muy productiva y te permitan conseguir los logros y metas propuestas.