En el mundo moderno en constante cambio y en rápido desarrollo, es casi imposible imaginar algo estable y estacionario. Los puntos de vista de comunicación, trabajo en equipo y un negocio cambiaron drásticamente. Hoy en día, cada vez más empresas contratan proveedores externos y autónomos, que ofrecen sus servicios a nivel mundial, convirtiendo un lugar de trabajo virtual de una excepción a una norma. Esta tendencia brinda innumerables oportunidades a profesionales con talentos sobresalientes de todos los rincones del mundo y de aquellos que los buscan. Administrar un equipo remoto de manera efectiva es el desafío futuro para los gerentes.
Tabla de contenido
LA CONFIANZA ES LA BASE
En primer lugar, debes darte cuenta de que las formas de control son diferentes con los equipos locales y los freelance. De hecho, es más fácil fingir ser un profesional en Internet que administrar en la vida real. Por lo tanto, antes de contratar a alguien, debes asegurarte de su competencia, experiencia, conocimiento de fondo y excelentes habilidades de comunicación. Pídele al grupo que presente su historial con estudios de casos más relevantes para ti. Cuanto más aprendas sobre sus características, con mayor facilidad podrás obtener una idea general sobre ellas y tomar la decisión de unirse o seguir caminos separados.
LA COMUNICACIÓN ES LA CLAVE
La comunicación adecuada es la clave del éxito de cualquier trabajo en equipo. Con grupos de freelance, la interacción continua y fluida es la sangre vital. Hoy en día hay una abundancia de servicios gratuitos y de pago que facilitan la administración de equipos virtuales. Dependiendo del propósito de la comunicación y tu urgencia, puedes elegir las herramientas que te ayudarán a acercarte a tus compañeros de grupo.
Probablemente hayas oído hablar de esta revolucionaria aplicación de mensajería para los equipos del siglo XXI. Slack hace lo que dice que puede hacer, y probablemente no haya una mejor herramienta para mantener todas las comunicaciones en un solo lugar, donde quiera que vayas. Slack es eficiente para las discusiones de las empresas, tanto formales como informales. En un lugar de trabajo virtual, nadie se encuentra, no hay la oportunidad de charlar juntos o de pasar a almorzar con tus compañeros. Aunque ahorra tiempo para el trabajo real y todos se distraen menos, existe la otra cara de la moneda: es fácil aislarse, olvidarse de los demás y del equipo en absoluto. Y cuando se pierde la imagen total, es donde generalmente comienzan los problemas.
Se podría pensar que debería haber varias herramientas para diferentes tipos de comunicación remota en equipo. Algunas cosas solo deben enviarse en un correo electrónico, y otras se pueden escribir en Slack, mientras que hay situaciones que se deben manejar solo cara a cara.
Skype, Google Hangouts, GoToMeeting u otro software de videoconferencia es imprescindible para una colaboración remota exitosa. A veces, debes ver las emociones de una persona y hablar con ellas personalmente para comprender cómo van las cosas y qué está sucediendo realmente en el otro lado. Recomendamos programar horas de reunión diarias, semanales o mensuales, dependiendo de la frecuencia con la que necesites comunicarte con tu equipo. De esta forma, siempre captarás el espíritu de las personas con las que trabajas y te mantendrás en la misma sintonía con ellas. Puedes sincronizar con colegas de todo el mundo y encontrar un intervalo de tiempo que funcione para todos los que usan el servicio World Time Buddy.
OBJETIVOS, CONTROL Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Las herramientas que usas para comunicarte, controlar y generar informes dentro de tu equipo son importantes, pero no determinan el éxito del proyecto en el que estás trabajando. Siempre se basa en las personas que contratas y la forma en que creas el proceso de trabajo general. Forma un equipo con aquellos que tienen una posición de vida activa, pueden tomar decisiones complicadas por sí mismos, pueden organizar su tiempo de trabajo de manera efectiva y saben exactamente cuándo son más productivos y cómo aprovecharlo al máximo.
Al administrar un equipo freelence, no puedes acercarte a una persona en un momento dado para preguntar sobre su progreso y obtener una respuesta inmediata. A veces tendrás que esperar muchas horas antes de recibir una contestación debido a una posible diferencia horaria. Es por eso que debes implementar un sistema de informe y seguimiento de progreso transparente y fácil de usar. Todo profesional debe tener una comprensión clara del paso que están tomando ahora y de lo que viene para después.
Herramientas como Google Drive, Dropbox, Jira, Trello y Asana ayudan a todos los miembros del grupo a estar en sintonía y obtener la supervisión de la persona adecuada sin molestar a un ingeniero que está abrumado por el trabajo y tiene un plazo apretado. Contribuyen a que las personas se mantengan organizadas, a planificar el trabajo de manera efectiva y a ser más productivas. Cuando hay objetivos mensuales, trimestrales y anuales completos y realistas, una persona se da cuenta de a dónde se está dirigiendo con su trabajo y a qué debería aspirar. Los roles, objetivos y expectativas bien definidos ayudan a cada miembro del equipo a realizar tareas de forma más productiva e independiente. Administrando un equipo freelance, no ocultes nada a tu gente a menos que sea absolutamente necesario.
LA RETROALIMENTACIÓN ES LA GARANTÍA DE LA PERFECCIÓN
Toda relación sana se basa en la confianza y la comunicación; y la gestión remota del equipo no es una excepción. Debes conocer las expectativas de tu grupo y también deben saber exactamente lo que esperas de ellos. Las reuniones periódicas a través de llamadas de video en tiempo de calidad te darán mucho bienestar y tranquilidad a largo plazo. Es fácil para cualquier persona desmotivarse y perder el liderazgo cuando se trabaja lejos del resto del equipo y cuando toda la comunicación que tienes se realiza en la entrega de tareas.
Un buen gerente de equipo freelance no solo debe preocuparse por la finalización de las labores, sino también mostrar interés genuino en el bienestar general de los miembros del grupo, su satisfacción con el trabajo y las expectativas adicionales. La automotivación de un empleado es imprescindible para trabajos remotos, pero no durará para siempre sin una comunicación, retroalimentación e interacción adecuadas. Reconoce el gran logro de un empleado individual y permite que todo el grupo lo conozca.
Además, solicita comentarios a tu equipo y aprende de ellos. Has contratado a personas geniales, ¿verdad? Entonces, ¿por qué no preguntarles cuán satisfechos están con la marcha de las cosas y qué ideas tienen para facilitar los procesos de la empresa? Un nuevo punto de vista puede mejorar mucho la administración remota de los empleados.
LA REALIDAD TODAVÍA IMPORTA
El mundo de la tecnología es excelente y puede hacer que casi todo sea posible. Incluso puede relevarte de la necesidad de conocer a las personas con las que trabajas en la vida real. De esta forma, tú y el resto de los miembros del equipo ahorrarán mucho tiempo en charlas sobre cosas frías y serán más productivos, ¿no? Bueno, no funciona de esa manera. Debería haber un enfriador de agua incluso en una oficina virtual, porque ayudará a todos a mantener sus habilidades de comunicación y tener vivo el espíritu amistoso. Las actividades de formación de equipos para grupos de freelance importan tanto como lo hacen para las personas que trabajan en un solo lugar. ¡No somos máquinas, después de todo! Tener un chat fuera del trabajo en Slack no dañaría el proceso de cumplir todas tus tareas. Por el contrario, ayudará a las personas a vincularse más estrechamente como un solo conjunto y ayudarles a sentirse valiosos e interesantes para otros compañeros de trabajo.
Si tu empresa puede costearlo, reúnanse en la realidad, al menos muy raramente. Incluso una vez es mejor que nunca. Es pura magia cómo un recorrido de senderismo puede unir a las personas y ayudarlas a encontrar un terreno común, mejor que una docena de actividades y juegos de construcción de equipos remotos. La conectividad que puedes obtener en la vida real es casi imposible de reproducir digitalmente. Por lo tanto, si tienes la más mínima posibilidad de conocer a los miembros de tu equipo de trabajo, y reunirlos por un día, ¡no pierdas la oportunidad! Conocer personalmente a colegas de diferentes culturas te ayudará a comprenderlos mejor y a facilitar tus habilidades de gestión. ¡También puedes obtener ideas inesperadamente buenas y frescas!
Para resumir todo lo mencionado anteriormente, aquí están los consejos principales sobre la administración efectiva de equipos freelance:
- Contrata a personas de tu confianza y crea una cooperación confiable.
- Cuida suficientemente la comunicación.
- Usa herramientas modernas para facilitar el trabajo y el proceso de comunicación.
- Establece objetivos alcanzables y claros, con un sistema de informe y control transparente y justo.
- Hazle saber a la gente que su trabajo importa. Entrega y recoge comentarios.
- Invierte en viajes y reuniones personales con el grupo.
Vía | Upwork
