Las listas de tareas parecen bastante sencillas: una lista de todas las tareas que planeas realizar durante un día o una semana determinada. Y, realmente, hay pocas cosas más satisfactorias que dibujar líneas sobre cada tarea. ¡Progreso!
Pero, muchas veces, esa lista se dispara a niveles poco realistas, y terminamos sintiéndonos abrumados e ineficaces. Por lo general, esto se debe a que estamos utilizando la lista como un todo para cada tarea que tenemos. En cambio, nuestras listas deberían derivarse de nuestros objetivos más amplios e incluir tareas que nos muevan hacia esos proyectos de gran envergadura, dice Robert C. Pozen, profesor titular de Harvard Business School y miembro senior de Brookings Institution. Pozen, autor de Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours, dice que algunos ajustes simples pueden hacer que tu lista de tareas sea una mejor herramienta de productividad.
Tabla de contenido
1. Escribe la noche anterior
Cuando te tomas unos minutos para escribir tu lista de tareas la noche anterior, puedes comenzar a trabajar sobre ella a la mañana siguiente, aconseja Pozen. Para muchas personas, la mañana es un momento de alta energía y tener la lista de tareas pendientes a la mano significa que no perderás minutos súper cargados pensando en qué hacer.
2. Califica el contenido
Todo lo que se incluye en tu lista diaria de tareas debe cumplir dos criterios: debe ser algo importante que se debe hacer, frente a lo que realmente no necesita hacerse o que puede delegarse a otra persona, y algo que necesitas para ser hecho durante ese día. Con demasiada frecuencia, llenamos nuestras listas con elementos que no necesitamos hacer o que no necesita hacerse hoy. Eso excluye los elementos más importantes y puede resultar en trabajar más horas innecesariamente. Si realizas rápidamente tus tareas importantes y urgentes para el día, puedes pasar a las tareas del día siguiente u otros elementos que no son importantes o urgentes, pero que deseas hacer.
«Cuando las personas no toman el control, pasan sus días pasivamente. Van a las reuniones, responden correos electrónicos, y cuando llegan al final del día, lo que han hecho es responder a las prioridades de otras personas y no a las suyas», dice.
3. Asigna estimaciones de tiempo
Ya sea que se trate de cinco minutos o dos horas, incluye una estimación de cuánto tiempo llevará completarlo, recomienda Omar Kilani, cofundador de la popular aplicación de listas de tareas Remember The Milk. De esa forma, verás cómo se acumulan los tiempos de finalización de las tareas y «puedes tomar decisiones realistas sobre cuántas tareas realmente puedes desarrollar en tu día», dice.
4. Usa secciones
Pozen divide su lista en dos columnas. En el lado izquierdo, hace una lista cronológica de las cosas que se deben hacer, como reuniones, conferencias telefónicas y citas. En el lado derecho, enumera lo que espera que se haga durante esos eventos, como idear un plan o discutir un tema en particular. Debajo de su lista cronológica, incluye elementos que deben hacerse ese día, pero que no están asignados a un tiempo en particular, en orden de prioridad. De esta forma, cuando tiene unos minutos de inactividad, puede consultar su lista y ver qué tareas puede abordar para aprovechar mejor ese momento.
5. Revisa las tareas
La aplicación de Kilani permite a los usuarios posponer tareas, pero también realiza un seguimiento de los días pospuestos. Si repetidamente se topa con una tarea importante para el día siguiente, debe ver por qué. O no es tan importante o urgente y no debe estar en tu lista o hay un problema que debe resolver para poder completarla. De cualquier manera, es una señal de que algo anda mal.
Vía | Fast Company
