Si tu lista de tareas diarias se ha convertido en una compilación de cosas que nunca haces, utiliza estos consejos para que funcione.
Las listas de tareas parecen bastante sencillas. Es solo hacer un listado de todas las actividades pendientes que planeas realizar durante un día o una semana determinada. Y, realmente, hay pocas cosas más satisfactorias que dibujar líneas de “terminado” en cada entrada.
Pero, muchas veces, se disparan a niveles poco realistas, y terminamos sintiéndonos abrumados e ineficaces. Por lo general, esto se debe a que las estamos utilizando como un todo para cada actividad que hacemos. Nuestras listas deben derivarse de nuestros objetivos más amplios e incluir tareas que nos muevan hacia esos proyectos de gran envergadura, dice Robert C. Pozen, profesor titular de Harvard Business School y miembro senior de Brookings Institution. Pozen, autor de “Productividad Extrema: Aumenta tus Resultados, Reduce Tus Horas”, dice que algunos ajustes simples pueden hacer que tu lista de tareas sea una mejor herramienta de productividad.
Tabla de contenido
1. ESCRIBELA LA NOCHE ANTERIOR
Cuando te tomas unos minutos para escribir tu lista de tareas la noche anterior, puedes comenzar a caminar a la mañana siguiente, aconseja Pozen. Para muchas personas, la mañana es un momento de alta energía y tener tu lista de actividades pendientes en la mano significa que no perderás minutos súper cargados pensando en qué hacer a continuación.
2. CALIFICA LOS CONTENIDOS
Todo lo que se incluye en tu lista diaria de tareas debe cumplir dos criterios: debe ser algo importante que tienes que hacer, frente a lo que realmente no necesita hacerse o que puede delegarse a otra persona; y algo para ser hecho en ese día en particular. Con demasiada frecuencia, llenamos nuestras listas con elementos que no necesitamos realizar o que no deben hacerse necesariamente hoy. Esto excluye las actividades más relevantes y puede resultar en trabajar horas extra innecesariamente. Si realizas rápidamente tus tareas importantes y urgentes para el día, puedes pasar a las tareas del día siguiente u otros elementos que no son importantes o urgentes, pero que deseas hacer.
«Cuando las personas no toman el control, pasan sus días pasivamente. Van a las reuniones, responden correos electrónicos, y cuando llegan al final de la jornada, lo que han hecho es responder a las prioridades de otras personas y no a las suyas «, dice Pozen.
3. ASIGNA ESTIMACIONES DE TIEMPO
Ya sea que se trate de cinco minutos o dos horas, incluye una estimación de cuánto tiempo llevará completar tu actividades prioritarias, recomienda Omar Kilani, cofundador de la popular aplicación de listas de tareas “Recuerda La Leche”. De esa forma, verás cómo se acumulan los tiempos de finalización de las tareas y «puedes tomar decisiones realistas sobre cuánto puede encajar realmente en tu día», dice Kilani.
4. USA SECCIONES
Pozen divide su lista en dos columnas. En el lado izquierdo, hace una lista cronológica de las cosas que se deben hacer, como reuniones, conferencias telefónicas y citas. En el lado derecho, enumera lo que espera que se haga durante esos eventos, como idear un plan o discutir un tema en particular. Debajo de su lista cronológica, incluye elementos que deben hacerse ese día, pero que no están asignados a un tiempo en particular, en orden de prioridad. De esta forma, cuando tiene unos minutos de inactividad, puede consultar su lista y ver qué tareas puede abordar para aprovechar mejor ese momento.
5. VUELVE A EVALUAR LOS ELEMENTOS QUE POSPUSISTE
La aplicación de Kilani permite a los usuarios posponer tareas, pero también realiza un seguimiento de los días pospuestos. Si repetidamente te topas con una tarea importante para el día siguiente, debes ver por qué. O no es tan importante o urgente y no debe estar en tu lista o hay un problema que debes resolver para poder completar ese trabajo. De cualquier manera, es una señal de que algo anda mal.
Vía | Fast Company
